外判化驗報告追蹤及管理機制

1. 目的 (Objective)

鑑於本診所將部分抽血及化驗服務轉介至外部機構，本指引旨在建立一套嚴謹的追蹤機制（Tracing Mechanism），確保：

• 所有已開出的化驗轉介信均有跟進記錄。

• 及時識別未回覆的化驗報告（Outstanding Laboratory Results）。

• 化驗報告收妥後，準確地上載至診所管理系統（Clinic Solution）的病人病歷中，以供醫生查閱及臨床決策。

2. 職責 (Roles & Responsibilities)

• 主診醫生：負責開立轉介信。

• 診所護士/助理：負責登記化驗追蹤記錄、定期追查未回覆報告、掃描及上載報告至系統。

3. 執行程序 (Procedure)

步驟一：轉介與登記 (Referral & Registration)

當醫生發出化驗轉介信（Referral Letter）請病人自行前往外部化驗所抽血時：

1. 職員必須即時開設一項新記錄。

2. 記錄內容包括：病人姓名、病歷號碼、轉介日期、轉介化驗所名稱、預計報告日期。

步驟二：定期追蹤 (Regular Tracing)

診所助理需每週至少一次審查追蹤記錄表：

1. 檢視所有標記為「待覆」且已超過預計報告日期的個案。

2. 行動機制：

   • 如超過預計日期 3 天仍未收到報告：聯絡化驗所查詢進度。

   • 如化驗所表示病人未前往抽血：聯絡病人提醒或確認是否取消檢查，並在備註欄記錄。

步驟三：報告接收與上載 (Receipt & Uploading)

當收到化驗所的實體報告、傳真或電子檔案後：

1. 核對報告上的病人資料（姓名、身份證號碼）是否與診所系統相符。

2. 數碼化處理：

   • 若是紙本報告：掃描成 PDF 檔。

   • 若是電子報告：下載檔案。

3. 上載至系統：登入診所管理系統 (Clinic Solution)，進入該病人的電子病歷 (Patient Record)。

4. 將文件上載至「化驗」欄位，並確保影像清晰可讀。

5. 於追蹤記錄表中，將狀態更新為：【已上載 (Uploaded)】。

步驟四：醫生覆核 (Doctor's Review)

1. 系統應設定通知或由職員將實體報告（如適用）交予醫生。

2. 醫生在系統內閱覽報告後，職員將狀態更新為：【已完成 (Completed)】。